4月から新しい年度を迎えた団体さまも多いのではないでしょうか。今回は、非営利組織評価センターが発行した『ベーシックガバナンスチェック 評価実績レポート ～組織評価から見える非営利組織の組織運営の実態～（2020 年版）』（https://jcne.or.jp/data/bgc-report2020.pdf）から、年度始めの今、確認しておきたい事項をベーシックガバナンスチェックの評価基準に基づきまとめました。

ピックアップした３つの評価基準は、法令・定款にもとづく内容となっています。
事業年度終了後からあわただしく色々な事務作業が待ち構えていますが、皆さまがスムーズに終えられるよう、一つの指標としてご参考ください。

 

１．NPO法人の一般的な事業年度終了後の流れ（モデルケース）

前提条件：理事会設置、定時社員総会年１回開催の場合
事業年度4月1日～翌年3月31日

スケジュール 目安	内容	ポイント
	事業報告書作成・決算作業
	監事による監査	監事は会計監査だけではなく、業務監査も実施する。
	理事会招集通知 発送
	理事会	総会で議決すべき事項を検討する。定款に定められた理事会議事録の作成方法を確認する。
	定時社員総会の招集通知 発送
	定時社員総会	①役員報酬の支払いがある場合は、1つの議案として審議する。 ②書面又は電磁的方法による議決権行使を行う場合は、定款の条項に定めているか。
	変更登記などの手続き 貸借対照表の公告	①代表権のある理事の改選があった際は、2週間以内に変更登記手続きを行う。 ②事業年度終了後、3ヶ月以内に所轄庁へ事業報告書等を提出する。 ③定款に定めた方法で、貸借対照表の公告を行う。

 

２．ベーシック評価基準にもとづく組織運営のポイント

ここでは、ベーシック評価基準にもとづき、組織運営のポイントをお伝えします。
なお、ベーシック基準の判断では、「法令・定款」に基づく基準と、「非営利組織評価センター独自基準」の２種類があります。
法令・定款で定める基準は、関連する法令の条文や定款の記載をご確認する機会として、ご覧ください。

すべてのベーシック評価基準に関する解説はこちら

こちらでは掲載することのできなかった評価基準や非営利組織評価センター独自基準は、以下よりご覧ください。独自基準は、法令・定款以上のことを求めています。今後、よりよい組織運営を行う上での参考としてご覧ください。

ベーシックガバナンスチェック 評価実績レポート
～組織評価から見える非営利組織の組織運営の実態～（2020 年版）
https://jcne.or.jp/data/bgc-report2020.pdf

 

１

ベーシック基準：項目４（ガバナンス） 　役員会および社員総会（評議員会）の議事録を定款および法令に基づいて作成している。

意思決定プロセスの執行機能状況を記録するため、開催した事実を証拠とする資料として議事録を作成する必要があります。議事録は、法令および定款に記載されている通り、適切に作成されているかを確認してください。

＜ポイント＞
社員総会の議事録はほとんどの団体で作成されていますが、理事会の議事録を作成していないケースがいくつか見受けられました。例えば、理事同士で定例の月 1 回のミーティングを行っているものの、議事内容を記録に残していない場合がありました。その他に、議事録を作成していているものの、定款や法令で定められた議事録の記載事項が一部抜けているケースも多くありました。

意思決定のプロセスを記録に残しておくためにも、議事録を作成し保管しておくことが大切です。まずは定款や法令で定められている議事録の記載事項について確認をしてください。社員総会と理事会で記載する項目が違っていますので注意が必要です。議事録の内容について、①審議事項と報告事項に分けること、②審議事項については議決結果を記載することも大事なポイントです。

２

ベーシック基準：項目５（ガバナンス） 　1 事業年度において、役員会（理事会、運営委員会等）または社員総会 （評議員会）で、法令および定款で定める事項の他、以下の内容の審議を行っている。 　①事業計画・予算計画・事業報告・決算報告 　②役員の報酬に関する規程

＜ポイント＞

①事業計画・予算計画および事業報告・決算報告について、定款で理事会、社員総会のど ちらかあるいは両方で審議承認するのかが定められていますが、定款通りに審議されていないケースがあります。②役員報酬の支払いがある場合、報酬額は定款、規程に基づいて審議決定する必要がありますが、定款や規程に基づき、役員報酬の金額が審議されていないことがあります。

あらためて定款で理事会及び社員総会の議決事項を確認することをおすすめします。勘違いしたまま毎年手続きを行っていることもあるようです。事業計画と予算、事業報告と決算でも手続きが違ってきます。役員報酬額は定款や規程に基づいて理事会や社員総会で審議決定しましょう。役員報酬額は予算に計上されているので、予算の一部として承認されていることもありますが、ひとつの議案として審議決定を行うことをおすすめします。

３

ベーシック基準：項目７（ガバナンス） 　直近の登記事項を登記している。

代表権のある理事の登記がなされているか、期日内に登記されているかを確認してください。

＜ポイント＞
NPO法の改正によりNPO法人は資産の登記が不要になりました。登記手続きを行うのは主に役員選任を行った時です。しかしながら、代表権のある理事の選任に伴う役員変更登記を忘れているケースが見受けられます。特に、同じ方が代表理事に再度就任（重任）された場合は、同一人物なので変更登記は不要と勘違いされていることもありそうです。また、変更の登記が半年以上経ってから行われているケースもありました。

代表権のある理事の変更登記は、重任の時も登記の必要があります。また、変更の効力が発生する日から2週間以内に行う必要があります（組合等登記令6条1項）。①変更登記を忘れずに行う、②期限内に登記をする、という2点に気をつけてください。

 

３．新年度のはじめにベーシックガバナンスチェックを受けてみよう！

新入職員、役員改選など、団体の状況も刻々と変化していることと思います。一度、「自団体のガバナンスはどうなのか？」振り返るきっかけとして、組織評価を受診してみませんか？
新しく書類を用意する必要はなく、定款、過去に開催した理事会・総会などの議事録、監査報告書などの書類の提出ですぐに実施することができます。
評価結果の良し悪しで終わりではなく、評価を受けて「気づけたこと」を持ち帰っていただき、自組織でガバナンスを考えるきっかけになれば嬉しく思います。

■ベーシックガバナンスチェック説明会
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■ベーシックガバナンスチェックとは？
URL　https://jcne.or.jp/evaluation/outline/

■ベーシックガバナンスチェックへのお申込み
URL　https://jcne.or.jp/catalog/

 

４．参考資料

『ベーシックガバナンスチェック 評価実績レポート ～組織評価から見える非営利組織の組織運営の実態～（2020 年版）』
https://jcne.or.jp/data/bgc-report2020.pdf